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湖南上云“標桿”企業——湖南“郴汽集團”上云經驗推介

CASE

 一、企業基本情況

 

湖南郴州汽車運輸集團有限責任公司(郴汽集團)是郴州市運輸骨干企業,具有國家二級客運資質。公司通過了ISO9001:2008質量管理體系認證,是交通運輸部認證的交通運輸企業安全生產標準化一級達標企業,榮獲了全國模范職工之家和全國交通運輸節能減排貢獻企業等光榮稱號。集團按照“以精細化管理推動管理提質、以集約化經營帶動經營擴容”的總體工作方針,不斷提升整體管理水平。


集團于2006年啟動集團財務信息化建設;2007年建設推廣公司OA辦公系統;2008年建設推廣安全基礎管理系統;2011年全省第一家引入自助售票機,推廣安裝3G視頻監控設備;2012年起逐步建設全司視頻監控系統;2014年起建設推廣新一代站務管理系統,逐步實現網上售票、微信售票;2015年啟用微信公眾號、建設機務管理系統、資產管理系統、人力資源系統、統籌管理系統;2016年建設公交一卡通管理系統,2017年獲取交通部一卡通密鑰,成為湖南省第一家推行交通部一卡通的企業;2017年建成推廣車站智能管理系統、實現微信掃碼乘車;2018年5月與金蝶集團開始啟動集團財務共享云與移動辦公云的建設。

 

二、上云建設目標及主要內容

 

集團通過建設財務共享云和移動辦公云,進一步提升了集團的信息化建設水平,加速企業管理的數字化轉型。


(一)財務共享云的建設目標及內容


集團設立財務共享中心部門,將集團范圍內的共用的財務職能和功能集中起來,高質量、低成本地向各個業務單元部門提供標準化的服務。財務共享中心集中核算收入、費用,集中支付,集中賬務處理,集中出具報表。通過這種方式,既可以發揮規模效應、節約成本,同時也有助于保證高質量和一致性。


建設財務共享云后顯著提升后端職能效率,有效支撐集團整體發展;通過云共享服務實現公司數據集中,為管理層提供準確、及時和完整的會計信息,切實加強財務管控,共享財務職能,降低財務成本。


在財務共享云中我們同步上線了影像系統,通過影像系統解決了費用報銷過程中發票流轉問題。通過高速掃描儀將發票掃描進入影像系統供財務共享中心財務人員查閱、審核。系統能自動識別發票重復報銷、電子發票真偽,使得費用報銷高效精準,顯著減少人力成本。


財務共享云服務模式下的業務流程:


 


(二)移動辦公云的建設目標及內容

 

集團選擇“云之家”——企業移動辦公平臺,把集團20多家下屬企業,900多人的移動辦公遷移到云端。構建集團五大平臺。1、信息共享平臺:實現集團內部信息資源的沉淀、共享、學習、應用和創新,形成集團統一的文檔資料庫。2、公文管理平臺:以工作流為核心,結合公文管理規范,實現文件的流轉、審批、歸檔、統計、催辦督辦等應用。3、事務處理平臺:以工作流為核心,結合企業各類辦事規范,實現企業各類事項的申請及審批工作。4、內部管理平臺:對領導日程、工作計劃、會議管理、請假出差、接待安排、民意調查、用車管理等。5、互動溝通平臺:建立員工溝通平臺,包括電子郵件、實時通訊、手機短信專題交流社區、網絡問卷調查,使企業內部通信與信息交流快捷流暢。

 


三、上云前后效果對比

 

(一)上云后財務人員下降30%,由原來120人下降到80人,財務管理費用每年節省人工費用200萬元;財務處理效率大幅提升,財務報告出具提前4天,財務費用報銷效率提升60%;實現財務集中支付,保證資金管理規范,降低財務風險。


(二)上云后,云之家移動辦公每月每人贈送500分鐘通話,1000分鐘電話會議,大幅降低辦公通訊費用;利用碎片化時間、移動辦公,降低運營成本提高審批效率、決策效率。


(三)上云后節省機房建設、服務器、存儲備份等硬件更新投入近150萬元,每年節省電費、系統維護成本近12萬元。


(四)本次上云建設150萬(其中影像系統近30萬、云之家近10萬,以后每年的租賃費用低至15萬)。大大減少了信息化單次成本投入,降低了信息化風險。


四、上云經驗總結

 

通過企業管理信息系統上云,不僅提高了管理效率,而且大幅度降低了管理成本,IT系統維護量大幅降低。以前集團的機房維護、設備維護事務繁多、人員不足,每年還要支付大量服務費與升級費。


系統建設在云端后,集團的機房設備不需要買了,個人的使用遷移到手機等移動設備上后,設備是自己帶來的,原來客戶端設備維護、升級、遺失等各種麻煩事都沒了,還節省了大量開支。而各部門的使用滿意率也大幅提高。企業上云后數據更加安全、系統更快捷、費用更節省。


除去硬件投入之外,我們建議云平臺在最初選型時一定要去考慮平臺的開放型,尤其是像我們這種內部存在交通、售票、視頻監控等多個系統的企業。如果平臺不具備開放性,公司內部各系統無法精確對接,就達不到云平臺的使用效果,內部業務管理就始終還是割裂的。

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